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优秀青年突击队|合同标准化管理:奋斗有我,为“核”前行!

上传时间:2020-05-19   点击次数:97次

    在中核控制活跃着这样一支队伍,他们不是公司主要生产力量,他们也不懂仪控科研创新,但他们一直在每一位技术工程师的身旁,和大家一起努力,以合同标准化管理,为公司的核心业务保驾护航。他们就是公司2019年度“优秀青年突击队”的获得者——合同标准化管理青年突击队。

规范合同管理体系,降低采购风险 

    日常工作中,突击队合同管理工程师注重收集合同管理程序和标准合同模板使用情况,2019年结合经验反馈意见,对采购合同管理程序进行升版并新发布6份标准合同模板、升版6份合同模板,所有合同模板都经过了突击队法务人员和外聘律所的审核,保证了合同的严谨性和规范性。通过签订合法、合规的合同,增强企业风险防控能力,降低缔约成本,提高审查效率。

解决突出问题,创新合同管理模式

    公司成立至今,合同类文件均以纸质存档,未形成系统性电子存档。以往项目或内外部审计需要调取采购合同信息时,合同管理人员往往是“翻箱倒柜”,一份一份的抽取,耗时耗力。在合同反复抽调的过程中,文件本身的准确性和完整性均有可能受到影响。

    面对这一“老大难”问题,突击队研究建立了电子存档网盘和备份机制,制定电子存档要求,每周跟进存档进度,9月底将2013-2018年近14000份采购合同及过程文件全部扫描形成电子文件。2019年10月集团巡视期间,公司提交的采购合同类被查文件全部为电子文件,既保证了原始合同文件的完整性,又快速的响应了巡视组的要求,大大提高了审查效率和办公效率。

    可以说,合同电子存档机制是合同管理工作中一次里程碑式的创新。

合同归档移交,历史存档大“清洗”

    突击队任务最重、耗时最长的一项工作就是对历年采购合同及过程文件存档情况进行梳理,核对台账、纸质、电子合同信息,确保合同台账、纸质档、电子档“三帐”一致。此次共归档移交13357份采购合同,形成18份交接清单。

    此次归档梳理,进一步提高了合同存档的完整性和准确性,保证了合同档案的质量,为保障公司的合法权益做好了记录,为公司管理创新、技术进步留存了丰富、有价值的资料。同时,也涌现了一些青年业务骨干,例如任光娜同志,在归档工作中发挥了先锋带头作用。

勇于担当,做好“回头看”工作

    突击队认真贯彻落实公司党委要求,做好“回头看”工作,勇挑重任,牵头梳理2016-2017年度原总师办采购合同。经过多方查找,登录新老OA取证,突击队补充了327份过程材料,存档完整性达98%,为今后的内外部审计工作提供良好的信息基础。

石晓璇同志牵头完成该项工作,该同志工作中从不抱怨,总是耐心的了解、核对缺失情况和问题,在此项工作中发挥了重要的作用。

知难而上,清理历史老旧账款

    突击队清理老旧账款组,积极落实公司工作部署,经过全面系统摸排、分类问题、制定不同解决方案并定期上报领导小组的方式,解决了一批问题。

    为防止前清后欠,突击队参与制定了2020年工作计划,定期与供应商进行合同执行及往来款项信息核对,并对无分歧款项及时支付,建立长效机制。

    胜利之花需要勤奋的汗水去浇灌,成功之路更需执着的努力去开拓。合同标准化管理青年突击队深知,未来的道路充满着未知与曲折,但却会继续在合同管理的道路上勇往直前,为公司的核心业务提供更坚实的力量!(文/李文)   

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